La documentación fotocopiada o escaneada frente a la documentación original

La informatización del procedimiento judicial, con sus incompetencias prácticas (que se supone desaparecerán con el tiempo), ha llegado para quedarse e implantarse. Como toda la esencia de la vida, presenta aspectos positivos y negativos. Quiero referirme a uno muy en concreto, el de la presentación de documentación en cualquier procedimiento judicial.

En el artículo 268 de la LEC (No reformado por la Ley 42/15, del 5 de Octubre 2015), se habla, en su primer apartado, de que «la presentación de los documentos privados que hayan de aportarse se presentarán en original o mediante copia autenticada por el fedatario público competente y se unirán a los autos o se dejará testimonio de ellos, con devolución de los originales». En la reforma mencionada, de fecha 5 de Octubre de 2015, se dispone lo siguiente sobre este tema:

 «Artículo 162. Actos de comunicación por medios electrónicos, informáticos y similares.

1. Cuando las oficinas judiciales y las partes o los destinatarios de los actos de comunicación estén obligados a enviarlos y recibirlos por medios electrónicos, telemáticos, infotelecomunicaciones o de otra clase semejante, que permitan el envío y la recepción de escritos y documentos, de forma tal que esté garantizada la autenticidad de la comunicación y de su contenido y quede constancia fehaciente de la remisión y recepción íntegras y del momento en que se hicieron, o cuando los destinatarios opten por estos medios, los actos de comunicación se efectuarán por aquellos, con el resguardo acreditativo de su recepción que proceda.

Los profesionales y destinatarios obligados a utilizar estos medios, así como los que opten por los mismos, deberán comunicar a las oficinas judiciales el hecho de disponer de los medios antes indicados y la dirección electrónica habilitada a tal efecto.

Asimismo, se constituirá en el Ministerio de Justicia un registro accesible electrónicamente de los medios indicados y las direcciones correspondientes a los organismos públicos y profesionales obligados a su utilización.

Con todo ello, y con las divergencias de criterio sobre la presentación de documentación original como tal, o bien por sistema «telemático», el problema aparece cuando se acepta cualquier otro tipo de presentación de un documento que no sea la de aportar, físicamente, el verdadero documento original.

Sin querer extenderme mucho en el tema e intentando sintetizar la esencia de la verdadera importancia de la documentación original, me gustaría hacer una seria recomendación a cualquier profesional del mundo del Derecho que deba trabajar con documentación aportada en un juicio. Siempre es recomendable exigir a la parte que aporte cualquier documentación que, además del sistema «telemático», efectúe la entrega «física» de la documentación verdaderamente original en la sede judicial. Solamente es en ese formato en que se podrá dar plena validez a un documento. Una fotocopia, un documento escaneado, cualquier tipo de reproducción que se pueda realizar, no está nunca exento de una posible alteración y/o manipulación.

Se puede, por ejemplo, encontrar un texto con cualquier tipo de reconocimiento, en el que aparece una firma «verdadera», presentado todo ello en un documento fotocopiado, pero, en ningún momento, eso le confiere verdadero carácter de autenticidad a ese documento.

Siempre es necesaria la obtención y análisis del documento auténtico original del que se trate, concordante con la copia facilitada en su momento, para de esta forma poder determinar si esa documentación aportada es auténtica, o por el contrario se trata de una falsificación realizada, con alguna firma original o imitada, o bien de un “original” elaborado para la ocasión, o solamente de una fotocopia manipulada.

Lo que sí queda muy claro, a la vista de lo expuesto anteriormente, es que cualquier persona que haya visto la documentación aportada puede “creer”, sin cotejar esa documentación original, que tiene en sus manos un documento fotocopiado de un documento original, y desconociendo el material auténtico del que pueda derivar ese documento, cualquiera que lo haya visto lo puede haber dado por plenamente válido, pues solamente un dictamen pericial realizado sobre dicho documento original podrá determinar su falsedad, autenticidad o manipulación. Y en el caso de que la documentación exhibida sea una fotocopia de un «presunto» documento original que no aparezca o esté «perdido», nunca debería admitirse como única prueba en cualquier procedimiento judicial.

Hay que tener en cuenta que un documento fotocopiado, escaneado, etc., por la facilidad de manipulación que dicho documento posee, invalida su admisión directa, si dicho documento no viene testimoniado por fedatario público o, en su defecto, se aporta posteriormente el correspondiente documento original. Mientras no suceda nada de todo ello, no debería tenerse en consideración ningún documento que se presente directamente en un procedimiento judicial por simple fotocopia. Las únicas fotocopias que pueden considerarse como válidas (además de las comentadas que deben ir refrendadas por fedatario público) son las de los documentos cuya veracidad es admitida por todas las partes litigantes en el procedimiento. Pero el simple hecho de que una de las partes niegue su autenticidad, por sí solo, ya debe ser un motivo de inadmisión de dicha fotocopia y, por ende, invalidar el contenido del meritado documento, hasta el momento en que aparezca el “teórico” documento original, o bien se pueda acreditar su verdadera autenticidad de otro modo en que lo considere el Tribunal.

Además, no se debe olvidar que documentación original no es sinónimo de documentación auténtica, pues existen muchos sistemas para crear documentos, siendo el resultado de estas operaciones la obtención de documentos originales, pero que dependiendo de quién los firme o certifique, se convertirán en documentos auténticos o simplemente en documentos originales de procedencia desconocida.

Como una buena referencia y jurisprudencia al respecto, debe reseñarse la Sentencia Judicial de fecha 28 de Junio del 2010, dictada por la sección octava de la Audiencia Provincial de Barcelona, sobre esta cuestión, en la que intervino profesionalmente el perito que suscribe, elaborando del Dictamen Pericial Caligráfico que dio fundamento a la misma:

“Además, debe tenerse presente que la firma que en teoría pertenece al acusado – el cuerpo de la escritura del texto no pertenece al acusado – no puede valorarse como prueba documental sin cotejo de su original – si es que existe-, o sin que esté testimoniada por fedatario público, debido a la posibilidad de alteración o manipulación de cualquier tipo, como ha puesto de relieve el informe del perito D. Jordi-Enric Cots Ribas”.